Productivity challenge

Après des années passées à faire des analyses, produire des livrables, le cap de gestion de projets a questionné ma façon de travailler. La vie intense parisienne, la responsabilité nouvelle de gestion de ressources, ma quête de sens aussi ont été autant d’événements qui m’ont poussé à me questionner sur cette charge de travail qui m’envahissait. Sans être dans la caricature du cadre en burn out, je sentais ce besoin de prendre du recul en matière d’implication personnelle, d’adopter une méthode plus efficace et plus efficiente pour faire avancer mes objectifs tant professionnels que personnels…

Une discipline de travail pour laquelle je n’ai pas forcément été formée et qui est difficile à trouver quand on reçoit des centaines d’emails par jour, ou plusieurs réunions en même temps, voir être mobilisée pour toutes les urgences impliquant de près ou de loin le projet en question (sans hiérarchisation ni priorisation et encore moins d’autonomie…).

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Source: Pinterest

Avant mon changement d’activité, j’avais instauré quelques éléments dans ma routine me permettant de mieux maitriser ma journée, mes objectifs et ma productivité:

  • Une to do list mensuelle
  • Une to do list hebdomadaire (à mettre à jour selon l’avancement de la to do list hebdomadaire)
  • Une to do list quotidienne (à mettre à jour chaque soir)
  • Bien calculer sa charge de travail actuelle pour visualiser 1) toutes les actions prévues/ souhaitées/ réalisées 2) la durée nécessaire pour accomplir chaque action
    • Cet exercice était le plus difficile à mon sens car il nécessitait de quantifier des actions souvent diluées dans le temps et d’en identifier d’autres que je réalisais sans même m’en rendre compte (car j’estimais qu’elles étaient nécessaires pour le projet mais qui m’étaient pas officiellement demandées)
  • Vérifier en quoi j’apportais le plus de valeur dans cette liste d’action et se poser la fameuse question « à qui puis-je déléguer telle ou telle action » tout en gardant une action de suivi avec une charge raisonnable (car déléguer n’est pas oublier!)
  • Vérifier que la qualité attendue (par le client/ acteur bénéficiant de l’action) correspond bien à la qualité prévue. En transposant la valeur perçue et la valeur réelle, il n’est pas toujours nécessaire de faire / produire une qualité très élevée qui n’est pas celle attendue et qui sera alors gaspillée (la conscience professionnelle peut être un piège)
    • Exemple simple que j’ai observé auprès d’un de mes anciens managers: le culte du compte rendu peut être particulièrement chronophage alors que la prise de note peut être faite pendant ladite réunion et envoyée par email juste après (dès validation) avec surtout le suivi des actions

Cette discipline n’était pas aisée à adopter du jour au lendemain. Les pics d’activité détruisaient assez facilement ce cycle vertueux (oui il était vertueux, j’étais plus apaisée et sereine). J’ai choisi alors de communiquer ce besoin de préservation et d’équilibre aux personnes /collaborateurs autour de moi. Le changement est aussi difficile pour soi que pour l’entourage.

J’ai demandé le respect de ces routines en veillant aux feedback pour ajuster si nécessaire (la fréquence des points, le format, les moyens de communication / échange/ partage). Le tout pour éviter la sur-consommation d’énergie de l’ensemble de l’équilibre. L’objectif n’est pas de travailler moins, mais mieux et plus intelligemment. Je crois à l’importance des petits pas et à la force de la routine. Il faut persévérer.

Si cela vous semble difficile de tout changer du jour au lendemain, choisissez une petite partie de ces astuces, adoptez-les de manière mesurée et surtout tenez y dès que vous observez un mieux! Comme pour un rééquilibrage alimentaire ou pour une activité sportive. Si on y va trop fort d’un coup, on ne tiendra pas une semaine.

Après mon changement d’activité, mon ambition et mes objectifs ont changé. Mon autonomie sans un cadre officiel ni supérieur hiérarchique, avec une liberté totale de gestion du temps disponible  pour la créativité, la recherche d’idée (contenu éditorial, envies entrepreneuriales…) m’a complètement perturbée. Si c’était longtemps souhaité, j’en étais encore plus perturbée avec les projets très personnels (déménagement, grossesse…) jusqu’à en occulter ma routine.

Le fait de que je déteste « perdre du temps » a fait que je me suis rendu compte de la pente glissante (et paresseuse) dans laquelle j’étais. Le temps d’une nouvelle routine est arrivée. Et comme l’écrit Scott Belsky dans « Making ideas happen », avoir plein d’idée ne suffit pas, il faut les exécuter.

Un autre défi. Pas moins exigeant, au contraire, car au final il s’agit de se battre contre ma propre nature : même en étant d’un naturel « entrepreneurial » je n’ai jamais sauté le pas dans la création d’entreprise. Une nuance importante qui me renvoie directement à ma peur de l’échec. J’ai compris aussi que pour réaliser/ exécuter une idée il faut la conduire comme un projet de bout en bout (cf. livre « Making ideas happen » de Scott Belsky). Je ferai un article particulier pour détailler un peu plus cette méthode (car elle va au delà même d’une gestion de projet de base).

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Source: Pinterest

En plus de mes lectures, j’ai repris mon « auto-formation » sur le sujet. Internet est riche de support d’entraide, d’interview, de formations, ou réseaux d’entrepreneurs de tout bord.

C’est un processus en cours, je n’ai pas encore suffisamment de recul pour mesurer son efficacité. Mais si cela vous intéresse, envoyez moi vos questions et je partagerai en direct les liens!  ☺️

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